Capital Psicológico

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Gazeta das Caldas

Todos os dias nos confrontamos com a necessidade de estarmos presentes ou participarmos em reuniões pelos mais variados motivos. Temos também a agenda momentos em que reunimos a fim de conduzirmos projetos concretos, nomeadamente em momentos de tomadas de decisão. Reunir implica unir consensos, unir o que está disperso e, simultaneamente gerir o desafio de evoluir de forma útil e eficiente em prol do cumprimento desse objetivo.
Num primeiro momento, é tão importante preparar uma reunião como geri-la eficazmente. E, nesse sentido, deverá ser claro para quem a conduz qual é verdadeiramente o seu objetivo. Poderão existir objetivos distintos. Um (ou mais) relacionados com o objetivo da reunião. E outro(s) que podem estar relacionados com objetivos “implícitos” de quem conduz, tendo presente as características do grupo propriamente dito. Por exemplo, como apresentar determinadas questões, como apoiar a participação deste ou daquele elemento/participante.
Perante o momento de reunir, é fundamental que a reunião tenha início atempado. Quem conduz a reunião é líder e assim é relevante que seja visto. Por isso, deverá ser o líder quem garante o início atempado da reunião.
Deverão ser também apresentados os objetivos da reunião, assim como os posicionamentos prévios relativamente a cada um deles. O líder deverá ser ágil a conduzir este momento, procurando garantir que, por exemplo, a participação dos vários intervenientes ocorre em momentos específicos em que o próprio faz apelo à participação.
Deverá ser notado que algumas pessoas têm mais dificuldade em participar, ou seja, falar em público e expressar a sua opinião. E não deverão ser forçados a tal. É importante que o líder reforce a noção de que “gostaria” de ter a opinião de todos, uma vez que isso gera compromisso. No entanto, não deverá ser forçada essa questão.
Por fim, é também importante que o que foi dito e, principalmente, decidido, seja resumido no final da reunião. E idealmente, uma reunião não deverá ultrapassar os 45 – 60 minutos.
Conduzir uma reunião significa ser eficaz. Mas também eficiente, no sentido de cumprir objetivos com o menor dispêndio de energia e tempo útil possível.

Mara Castro Correia
Especialista em Psicologia do Trabalho e das Organizações
maracastrocorreia@gmail.com