Mesas bench e escritórios flexíveis: novas formas de organizar o trabalho

Os escritórios flexíveis estão a ganhar espaço à medida que as empresas repensam a forma como as equipas trabalham. O escritório tradicional, composto por secretárias fixas e espaços muito rígidos, já não responde da mesma maneira às necessidades de todas as organizações. Trabalho híbrido, equipas que mudam de dimensão e uma maior procura por ambientes colaborativos estão a levar as empresas a criar espaços que possam ser adaptados com maior facilidade.

Uma das soluções que acompanha esta mudança são as chamadas mesas compartilhadas, que permitem organizar vários postos de trabalho numa mesma estrutura. Entre as diferentes opções encontram-se as mesas bench, pensadas para reunir vários utilizadores de forma organizada, sem que cada pessoa necessite de uma secretária completamente independente.

Os escritórios flexíveis acompanham novas formas de trabalhar

A rotina profissional mudou bastante nos últimos anos. Há empresas em que todos continuam a trabalhar presencialmente, outras adotaram modelos híbridos e existem ainda equipas que se encontram no escritório apenas em determinados dias.

Esta variedade tornou menos lógica a ideia de criar um posto fixo para cada trabalhador sem considerar a frequência com que esse espaço será realmente ocupado.

Imagine uma empresa com 30 colaboradores em regime híbrido. Se apenas metade estiver habitualmente presente ao mesmo tempo, manter 30 secretárias individuais pode significar ocupar uma área considerável que passa boa parte da semana vazia.

É neste contexto que os espaços flexíveis começam a fazer mais sentido. Em vez de pensar no escritório apenas como uma soma de secretárias, a organização passa a olhar para as atividades realizadas ao longo do dia.

Há momentos para trabalhar individualmente, outros para conversar com colegas, fazer reuniões, receber clientes ou simplesmente realizar uma chamada sem incomodar toda a equipa. O espaço pode acompanhar essas diferentes necessidades.

Espaços mais flexíveis permitem aproveitar melhor a área disponível

Flexibilidade não significa colocar o maior número possível de pessoas dentro da mesma sala. Na verdade, um escritório bem aproveitado deve conseguir oferecer condições adequadas sem criar uma sensação constante de aperto.

É importante deixar espaço para circulação, prever zonas de passagem e perceber como os diferentes departamentos interagem.

Uma equipa que conversa frequentemente pode beneficiar de trabalhar mais próxima. Já profissionais que passam grande parte do dia concentrados em tarefas individuais podem precisar de uma zona mais tranquila. Até o crescimento da empresa deve entrar nesta conta.

Um espaço extremamente rígido pode funcionar hoje e tornar-se um problema depois da contratação de cinco ou dez pessoas. Por outro lado, uma organização mais adaptável permite fazer alterações sem reorganizar todo o escritório sempre que a equipa muda.

Essa preocupação também faz sentido num tecido empresarial diversificado como o da região Oeste, onde convivem negócios de serviços, comércio, indústria, construção e turismo, entre outras áreas. Cada atividade acaba por ter necessidades diferentes.

Como funcionam as mesas compartilhadas e as estações em bancada?

Apesar do nome, uma mesa compartilhada não significa necessariamente que várias pessoas tenham de dividir um pequeno espaço.

O conceito passa por reunir vários postos individuais numa estrutura comum. Cada profissional continua a ter uma área para computador, teclado e materiais de trabalho, mas as estações ficam organizadas lado a lado ou frente a frente.

Esta disposição ajuda a aproveitar a área disponível e pode facilitar a organização por equipas.

Imagine, por exemplo, um departamento de seis pessoas que trabalha frequentemente em conjunto. Em vez de espalhar seis secretárias independentes pela sala, uma estação em bancada pode manter o grupo próximo e deixar outras áreas livres para circulação ou reuniões.

Também é uma solução encontrada em espaços de coworking, onde diferentes profissionais podem ocupar os postos disponíveis ao longo do dia.

Empresas especializadas em mobiliário contemporâneo, como a BIKKOM, apresentam diferentes configurações deste género. Contudo, a escolha não deve partir apenas do mobiliário. Antes disso, é importante perceber quantas pessoas estarão presentes, como trabalham e que espaço têm disponível.

Colaboração e concentração precisam de coexistir

Um dos erros de alguns escritórios abertos é imaginar que retirar paredes automaticamente melhora a colaboração, mas isto nem sempre acontece.

Uma equipa pode comunicar mais facilmente quando trabalha próxima, mas também pode enfrentar mais distrações. Conversas, telefonemas, reuniões improvisadas e pessoas a circular tornam-se especialmente incómodos para quem precisa de concentração.

Por isso, um escritório flexível não deve ser apenas uma grande sala cheia de postos partilhados, pois é possível combinar diferentes ambientes.

Uma zona aberta pode servir para equipas que precisam de comunicar constantemente, enquanto pequenas salas ou áreas mais reservadas ficam disponíveis para tarefas que exigem silêncio. Salas de reunião continuam a ser importantes, assim como espaços onde alguém possa fazer uma videochamada sem obrigar todos os colegas a ouvi-la.

Aliás, as reuniões online tornaram-se parte habitual dos modelos remoto e híbrido, o que trouxe novos desafios de organização e produtividade.

Ergonomia não deve desaparecer em nome da flexibilidade

Um posto de trabalho pode ser bonito e moderno, mas isso pouco ajuda se for desconfortável depois de algumas horas. A ergonomia continua, portanto, a ser essencial.

A altura da mesa, a posição do monitor, a cadeira e o espaço disponível para as pernas influenciam a experiência de quem passa várias horas sentado.

Esta questão merece ainda mais atenção quando os postos são usados por pessoas diferentes. Afinal, alguém com 1,60 metros e outra pessoa com 1,90 metros dificilmente terão exatamente as mesmas necessidades.

Cadeiras reguláveis e equipamentos que permitam pequenos ajustes ajudam a tornar um posto compartilhado mais confortável para diferentes utilizadores.

Além disso, os equipamentos escolhidos também devem acompanhar as tarefas realizadas. Um profissional que trabalha apenas com documentos terá necessidades diferentes de alguém que edita vídeo, trabalha com vários monitores ou executa programas mais exigentes.

Luz, ruído e privacidade também fazem parte do escritório

Ao reorganizar um espaço, é fácil concentrar toda a atenção nas mesas e esquecer aquilo que acontece à volta delas A iluminação é um bom exemplo.

Sempre que possível, a luz natural pode ser aproveitada, desde que não provoque reflexos constantes nos ecrãs. Nos espaços interiores, a iluminação artificial deve permitir trabalhar confortavelmente ao longo do dia.

O ruído é outro ponto importante. Colocar uma equipa que passa horas ao telefone ao lado de profissionais que precisam de escrever ou analisar documentos provavelmente vai criar conflitos.

Existem diferentes formas de reduzir este problema, desde a própria distribuição das equipas até materiais que ajudam a controlar o som.

A privacidade também não desapareceu só porque os escritórios se tornaram mais abertos. Conversas com clientes, avaliações de desempenho e reuniões sobre assuntos reservados continuam a exigir espaços adequados.

Um escritório deve conseguir mudar juntamente com a empresa

A grande transformação dos espaços profissionais talvez não esteja num determinado tipo de mesa, cadeira ou decoração. Está na ideia de que o escritório deixou de precisar de ser uma estrutura praticamente imutável.

Equipas crescem, modelos de trabalho mudam e novas tecnologias alteram rotinas. Um espaço pensado para acompanhar estas transformações tende a ser mais fácil de reorganizar quando surgem novas necessidades.

Por isso, os escritórios flexíveis procuram encontrar um equilíbrio entre aproveitamento da área, colaboração, concentração e conforto. Mesas compartilhadas e estações em bancada podem fazer parte dessa solução, assim como salas reservadas, áreas de reunião, boa iluminação, circulação adequada e atenção à ergonomia. No fim, o melhor escritório não é necessariamente aquele que segue a tendência mais recente, mas aquele que consegue funcionar bem hoje e continuar a fazer sentido à medida que a empresa evolui.