A Função de cada um e a eficiência nas Organizações

Susana Santos
COO/ Partner/ HR Consultant

Uma das problemáticas que gera maior ineficiência nas Organizações é o tema do papel de cada um no funcionamento da mesma. Tantas vezes, por falta de comunicação, a gestão das expectativas sobre a função de cada um é tão diferente que leva a que esperemos algo de um trabalhador que não se concretiza de facto.
Isto acontece porquê? Podemos colocar a tónica do problema do lado do trabalhador, mas não conseguimos fugir à responsabilidade da correção da situação e esta está sempre do lado de quem gere.
A única forma de evitar ou corrigir este tipo de situações passa por uma comunicação clara das responsabilidades, funções e tarefas que cada um tem na Organização. A Descrição e Análise de Funções não é a única forma de lá chegar, mas será certamente a mais transparente e a que coloca “preto no branco” as expectativas de uma parte sobre a outra. A construção de um processo desta natureza, deve sempre ter a colaboração da própria equipa, mas a decisão final sobre a distribuição dos papéis tem que ficar do lado de quem coordena, uma vez que vê a estrutura completa e compreende a ligação entre as funções e os processos da empresa.
Ora, para concretizar um processo desta natureza pode começar por fazer algumas perguntas sobre a sua Organização: Quem faz o quê? Quais as funções existentes? Qual é o objetivo de cada função (o que é central à mesma)? Quais as competências necessárias para cumprir o objetivo de cada função – que tipo de colaboradores devemos captar ou desenvolver? Quais os recursos materiais necessários para a execução de cada função? O Organograma da empresa corresponde às descrições funcionais existentes?
Ao responder às questões acima mencionadas poderá identificar sobreposições, bem como lacunas na distribuição de tarefas e responsabilidades, cuja correção levará ao aumento da eficiência da organização e, portanto, da sua produtividade.
Para concretizar um processo desta natureza sugerimos que siga 4 passos: Levantamento de funções; Análise de Funções e Responsabilidades; Conceção de Organograma; Apresentação das funções à equipa.
Este tipo de processos tem várias vantagens, como sejam:
A reorganização ou validação do organograma resulta numa estrutura otimizada;
O alinhamento das funções com a estratégia da organização;
Além disso a definição das tarefas e das competências-chave da organização vai alimentar processos como recrutamento e seleção, formação profissional, avaliação de desempenho e gestão de carreiras. ■